Dalam sebuah bisnis, pasti Anda akan menjumpai istilah Purchase Order (PO) dan Invoice. Akan tetapi tidak semua pebisnis, terutama mereka yang masih pemula dapat membedakan kedua istilah tersebut. Hal ini penting untuk dipahami, terutama bagi mereka yang melakukan bisnis online. Purchase Order (PO) dan Invoice sama sama membutuhkan catatan, hal ini lebih mudah dilakukan memakai moota.
Walapun merupakan bukti transaksi atas transaksi keuangan yang sama dalam sebuah perusahaan, namun manfaat yang dimiliki bisa berbeda. Purchase Order (PO) memiliki manfaat pokok untuk menjamin keamanan ketersediaan produk supaya tidak terjual kepada orang yang tidak memesan.
Sistem PO yang terjadi dalam perdagangan dapat menjadi bukti adanya pemesanan barang dari perusahaan. Selain dicatat sebagai pengeluaran, bukti ini juga bisa menjadi bukti pada auditor, lembaga pajak, maupun bank. Apabila timbul konflik antara pembeli dan penjual, dokumen ini dapat menjadi saksi, atau dengan kata lain bisa menjadi dokumen pengikat.
Sedangkan invoice memiliki manfaat dalam memberikan visibilitas untuk perusahaan dalam hal pengeluaran, karena invoice berisi detail pembelian yang bisa diketahui dengan transparan. Selain itu, invoice juga dapat digunakan untuk mengelola keuangan, melalui pembayaran yang dilakukan.
Anda dapat melacak tagihan yang belum terlunasi maupun melihat uang yang telah dikeluarkan. Dalam hal ini Anda dapat melakukan cek mutasi otomatis menggunakan sebuah aplikasi bernama moota. Invoice sendiri merupakan dokumen untuk melakukan penagihan kepada debitur, sehingga perusahaan harus menyimpannya dengan baik.
Bukti transaksi berupa purchase order dibuat oleh pihak pembeli dan diberikan kepada pihak vendor. Dokumen ini dibuat ketika sedang terjadinya pesanan. Sedangkan invoice merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pihak vendor dan diserahkan kepada pihak pembeli. Bukti diserahkan ketika pesanan telah selesai dan sesuai ketentuan pembayaran.
Pada purchase order, rincian pada bukti transaksi terdiri atas tanggal ketika dilakukan pembelian, nama dari perusahaan yang membeli produk, jumlah produk beserta deskripsinya, harga yang harus dibayarkan, alamat, dan nomor transaksi pesanan pembelian.
Sedangkan invoice memiliki rincian informasi berupa tanggal terjadinya pembelian, nama perusahaan yang melakukan pembelian, jumlah produk yang dibeli dan deskripsinya, harga, alamat pembeli, nomor transaksi pesanan pembelian, nomor invoice atau faktur, data kontak vendor, diskon/kredit, dan jatuh tempo pembayaran.
Terdapat empat jenis purchase order, yaitu purchase order standar, purchase order terencana, purchase order blanket, dan kontrak pesanan pembelian. Purchase order standar adalah yang paling umum dipakai. Purchase order terencana dipakai ketika akan mengantisipasi kebutuhan di masa yang akan datang.
Purchase order blanket merupakan komitmen dari pelanggan untuk membeli barang dari penjual secara terus menerus hingga mencapai nilai pesanan yang telah ditentukan. Sedangkan kontrak pesanan pembelian hanya berisikan kesepakatan antara pelanggan dan penjual sebelum transaksi jual beli dilakukan.
Terdapat tiga jenis invoice yang sering dipakai oleh perusahaan, diantaranya invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler. Invoice biasa merupakan yang paling umum dipakai ketika bertransaksi baik secara langsung maupun menggunakan rekening bank. Rincian informasi yang terdapat di dalamnya juga cukup sederhana, yaitu berupa produk dan jumlahnya, harga produk, dan total harga.
Invoice proforma merupakan invoice yang hanya berlaku sementara, yaitu ketika penjual belum mengirimkan seluruh produk yang dipesan. Sedangkan invoice konsuler merupakan invoice yang khusus dipakai dalam kegiatan ekspor dan impor.
Bukti berupa purchase order dan invoice juga terdapat di mbanking maupun ibanking. Anda pun dapat dengan mudah mengontrol mutasi dana yang Anda miliki dengan menggunakan moota.
